項目管理工具應(yīng)用務(wù)實

項目管理工具應(yīng)用務(wù)實

課程背景：

其實任何企業(yè)里大大小小的工作很多都是以項目的方式在推動（不管有沒有把這項工作叫做項目管理），但為什么很多項目在實際運行的過程中經(jīng)常會發(fā)生計劃推行不下去、延期、超預(yù)算、團(tuán)隊溝通不暢無法高效協(xié)同、項目的計劃趕不上變化、風(fēng)險和問題在執(zhí)行中才層出不窮等等情況，進(jìn)而造成原來的戰(zhàn)略計劃無法實現(xiàn)，浪費了很多機會，外部和內(nèi)部產(chǎn)生一系列的機會喪失和時間成本浪費，主要是因為企業(yè)、組織、團(tuán)隊沒有系統(tǒng)學(xué)習(xí)并建立項目管理的流程和能力。

項目管理與企業(yè)運行過程中很多重要的項目、專案的有效推行都有極度緊密的關(guān)系，如企業(yè)的降本增效項目、六西格瑪專案項目、精益生產(chǎn)項目、新產(chǎn)品開發(fā)項目、企業(yè)重大戰(zhàn)略項目等。汽車行業(yè)客戶在評價潛力供應(yīng)商時，其中一個重要的評價指標(biāo)就是這個企業(yè)項目管理能力，很多想進(jìn)入汽車行業(yè)的供應(yīng)商都因為項目管理能力的欠缺失去或延遲了進(jìn)入汽車行業(yè)供應(yīng)鏈的機會。

企業(yè)系統(tǒng)學(xué)習(xí)在實現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)、適應(yīng)變化、提高運營效率、優(yōu)化流程、資源整合、時間管理、識別并控制風(fēng)險、提升項目和產(chǎn)品質(zhì)量、提升客戶滿意度、提升團(tuán)隊能力、促進(jìn)團(tuán)隊分工協(xié)作上發(fā)揮極其重要的作用。

一個有序的項目管理是由許多方面組成的。它包括項目整體管理、項目范圍管理、項目時間管理、項目成本管理、項目質(zhì)量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風(fēng)險管理、項目采購管理。

總結(jié)多年在企業(yè)經(jīng)營中項目管理的成功經(jīng)驗，提煉出項目管理的務(wù)實操作方法和案例，提供給企業(yè)可直接落地的標(biāo)準(zhǔn)化流程、表單，幫助企業(yè)提升項目管理水平和項目目標(biāo)的達(dá)成率，幫助企業(yè)培養(yǎng)項目管理類人才，讓企業(yè)團(tuán)隊整體提升項目管理能力，從而提高企業(yè)的競爭力。

課程收益：

● 掌握項目管理的9大知識領(lǐng)域，提升項目規(guī)劃與執(zhí)行能力

● 學(xué)習(xí)制定項目章程和計劃，明確項目目標(biāo)與資源配置

● 掌握使用8種以上項目管理工具，如甘特圖、WBS、風(fēng)險矩陣等

● 學(xué)會編制和跟蹤項目進(jìn)度表，提高項目時間管理精度

● 掌握4種以上風(fēng)險管理方法，增強項目風(fēng)險應(yīng)對能力

課程時間：2-3天，6小時/天

課程對象：高層、各部門中基層干部、各類項目負(fù)責(zé)人，企業(yè)重點培訓(xùn)和儲備人才

課程方式：工具練習(xí)＋案例解析+訓(xùn)戰(zhàn)推演+成果分享+疑難問答＋精彩點評+落地流程表單

課程大綱

引言：

1.“自以為是”的項目管理

2. 汽車行業(yè)VDA6.3（過程審核）對 P2 項目管理的要求

第一部分：項目管理基本概念和必要項

第一講：項目管理概要

一、項目管理概念和發(fā)展歷程

1. 項目管理概念3個重點

1）非例行  2）一段時間  3）獨特的結(jié)果

2. 項目管理5個特征

1）過程/工具/方法的結(jié)合  2）計劃與控制  3）約束條件

4）組織管理  5）管理藝術(shù)（理性&感性）

二、項目管理必要性

——消除項目管理工作常見七大問題

問題1：項目進(jìn)度無保障

問題2：項目范圍不清晰

問題3：項目目標(biāo)不清楚

問題4：項目資源不充分

問題5：項目成本超預(yù)算

問題6：項目進(jìn)度無跟蹤

問題7：項目成果不如意

三、項目管理的要素與組織類型

1. 項目管理的要素：風(fēng)險和資源的制約要求（人、范圍、時間、成本、質(zhì)量）

2. 項目管理矩陣：五大過程與9個內(nèi)容矩陣

3. 項目管理組織結(jié)構(gòu)形式

——職能型、矩陣型（強、中、弱）、項目型

四、項目管理九大領(lǐng)域總體框架

1. 整體總體框架：項目總體策劃、管理、控制

2. 范圍管理：目標(biāo)、成果、主要工作、任務(wù)、活動

3. 時間管理：周期、開始、結(jié)束、里程碑、關(guān)鍵任務(wù)的配合、進(jìn)度控制

4. 成本管理：花多少錢、如何花錢、如何控制花錢

5. 質(zhì)量管理：成果驗收標(biāo)準(zhǔn)、過程控制標(biāo)準(zhǔn)、過程監(jiān)控方法

6. 人力資源管理：花多少人、如何組織指揮、角色分工協(xié)作

7. 溝通管理：如何溝通，溝通什么，何種方式和格式，高效溝通

8. 風(fēng)險管理：識別、預(yù)防、控制風(fēng)險

9. 采購管理：買什么、外包什么、用什么驗收標(biāo)準(zhǔn)、什么價格

五、項目經(jīng)理的五個工作流程和要素

1. 啟動4個要素：理解目標(biāo)、溝通目標(biāo)、明確目標(biāo)、目標(biāo)分解

2. 計劃8個要素：范圍、WBS、人力資源估算、質(zhì)量、成本、進(jìn)度、溝通、風(fēng)險管理等計劃

3. 執(zhí)行5個要素：計劃細(xì)化、團(tuán)隊建設(shè)、培訓(xùn)、執(zhí)行推動、溝通

4. 過程控制4個要素：檢查、問題分析改善、風(fēng)險控制、變更控制

5. 收尾4個要素：項目驗收、總結(jié)、資源釋放、項目評價

六、項目經(jīng)理常犯的七個錯誤

1. 計劃性差

2. 資源無保障

3. 過程無控制

4. 費用不清晰

5. 溝通協(xié)調(diào)弱

6. 患有拖延癥

7. 忽略團(tuán)隊

8. 變更較隨意

第二部分：項目管理五大過程：啟動、策劃、執(zhí)行、控制、收尾

第一階段：項目開始－項目啟動

一、項目啟動與章程

1. 項目啟動基礎(chǔ)流程任務(wù)

1）發(fā)布項目指南

2）確認(rèn)項目立項

3）發(fā)布項目任務(wù)書

4）評估項目可行性

工具：項目管理落地表格

2. 項目啟動最重要的任務(wù)

1）明確項目目標(biāo)與范圍

2）指派項目經(jīng)理并明確職責(zé)

3）確定實現(xiàn)成果的策略

3. 項目啟動其他重要環(huán)節(jié)：制定項目章程

關(guān)鍵步驟說明：說明需求、可交付件、里程碑、成本、任命PM、簽字授權(quán)

三、項目啟動的制定與批準(zhǔn)流程

1. 需求（內(nèi)部、外部）

2. 發(fā)起人任命項目經(jīng)理

3. 項目經(jīng)理組織團(tuán)隊制定項目章程制定，并提交審核

4. 項目經(jīng)理發(fā)布章程

工具：項目管理落地表格

第二階段：項目計劃－核心計劃

一、項目計劃的核心內(nèi)容

1. 界定項目目標(biāo)及總需求

2. 準(zhǔn)確定義范圍及工作分解

3. 任務(wù)排序和工期預(yù)估、資源分配

4. 估算總費用、成本

二、范圍計劃

核心作用：保證項目滿足項目總體目標(biāo)的過程

重要性：核心命題，解決什么？交付成果和主要內(nèi)容

1. WBS工作分解結(jié)構(gòu)

1）分解方式：按生命周期、主要工作/部件、工作歸屬、其它復(fù)合法

2）編制原則：5點原則

3）責(zé)任矩陣：R（責(zé)任）、S（支持）、A（批準(zhǔn)）、C（咨詢）、I（通知）

3. 范圍說明書主要內(nèi)容

1）主體內(nèi)容：項目成果及其驗收的標(biāo)準(zhǔn)、主要工作任務(wù)

2）附屬內(nèi)容：項目假定、項目約束、變更管理

三、時間計劃

核心作用：保證項目滿足項目時間目標(biāo)的過程

1. 時間計劃要素：活動、工期估算、先后關(guān)系、所需資源

工具應(yīng)用：WBS

2. 里程碑清單：格式、審批流程

3. 所需資源：要求、方法、自下而上、備選方案分析

4. 工期估算：要求、誰來做、估算步驟、方法（三點、專家、參數(shù)）

5. 先后關(guān)系：FF、FS、SF、SS

6. 關(guān)鍵路徑的識別

7. 繪制項目進(jìn)度表與甘特圖

四、成本計劃

核心作用：保證項目滿足項目成本目標(biāo)的過程

1. 成本估算：對完成項目活動所需資源進(jìn)行近似估算

估算成本流程：

1）基本企業(yè)的組織過程資產(chǎn)和事業(yè)環(huán)境因素、項目范圍、時間、成本、人力資源等限制因素

2）團(tuán)隊匯總、研究相關(guān)信息

3）采用類比、三點法、參數(shù)法等工具進(jìn)行估算，必要時需專家判定

4）審核、批準(zhǔn)

2. 制定預(yù)算：匯總每個活動和工作包的估算成本、建立一個經(jīng)過批準(zhǔn)的成本基準(zhǔn)

審批流程：

1）匯總相關(guān)信息（范圍、進(jìn)度、成本、合同、組織過程資產(chǎn)等）

2）成本匯總、儲備分析

3）分析、審核

4）確定成本績效基準(zhǔn)和資金需求

工具：預(yù)算分解表

五、質(zhì)量計劃

核心作用：項目質(zhì)量管理必須對項目、項目產(chǎn)品質(zhì)量、項目質(zhì)量兩個方面進(jìn)行管理

1. 項目質(zhì)量管理：包括項目質(zhì)量計劃編制、質(zhì)量保證、質(zhì)量控制

2. 項目質(zhì)量計劃的編制

1）輸入（依據(jù)）：質(zhì)量方針、范圍說明、產(chǎn)品描述、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)則、其它過程輸出

2）方法、技術(shù)：收益和成本分析、檢驗方法、流程圖、實驗設(shè)計等

3）輸出：質(zhì)量管理計劃、操作定義、檢查表、作為其它過程輸入等

六、人力資源計劃

核心作用：保證項目滿足人力資源的過程

1. 人力資源規(guī)劃流程

1）項目團(tuán)隊提供資源需求、PMO提供參考標(biāo)準(zhǔn)格式

2）項目經(jīng)理：設(shè)置項目組織、職責(zé)定位、配置人員日歷、資源優(yōu)化、形成初步人力資源計劃

3）審核、完善、定稿

工具：人力資源計劃表、甘特圖

2. 人力資源平衡（資源平衡、資源平滑）

1）資源平衡：實現(xiàn)所有資源的優(yōu)化；往往導(dǎo)致關(guān)鍵路徑改變，工期延長

2）資源平滑：可能無法實現(xiàn)所有資源的優(yōu)化；不改變關(guān)鍵路徑，工期不會延長

3. 組建項目管理團(tuán)隊

1）項目經(jīng)理角色和權(quán)力、資源限制、談判、資源獲得

2）項目團(tuán)隊的職責(zé)、任職資格、資格驗證

七、溝通計劃

核心作用：保證項目成功的過程溝通管理過程

1. 溝通規(guī)劃的作用與要求

1）項目經(jīng)理與干系人進(jìn)行有效率和有效性的溝通

2）在正確的時間用正確的方式溝通有效的信息

3）針對不同干系人只溝通與其相關(guān)必要的信息

2. 溝通規(guī)劃基礎(chǔ)的步驟

1）收集、加工信息

2）確定干系人溝通需求

3）確定溝通方式和路徑

4）編制溝通計劃

3. 規(guī)劃不當(dāng)?shù)暮蠊?/span>

1）溝通不足

2）不相關(guān)的人接受到敏感信息

2）溝通延誤

工具：溝通計劃表

八、風(fēng)險計劃

核心作用：保證項目成功的風(fēng)險識別與預(yù)防過程

1. 風(fēng)險識別注意事項

1）不要遺漏重要風(fēng)險

2）不可能識別所有風(fēng)險

3）風(fēng)險識別的詳盡程度與預(yù)算有關(guān)

4）風(fēng)險識別的詳盡程度與項目重要性有關(guān)

2. 風(fēng)險分析流程

1）確定風(fēng)險識別的方法

2）制定項目的RBS（Risk Breakdown Structure）

3）逐一分析和識別每一類或子類的風(fēng)險

4）分析風(fēng)險來源和可能的后果

5）確定風(fēng)險應(yīng)對措施

6）建立風(fēng)險登記冊

3. 風(fēng)險應(yīng)對

——回避、緩解、轉(zhuǎn)移、積極接受、消極接受

4. 規(guī)劃應(yīng)對風(fēng)險措施的注意事項

1）應(yīng)明確應(yīng)對風(fēng)險的責(zé)任人

2）根據(jù)風(fēng)險優(yōu)先等級來制定應(yīng)對措施，需要把應(yīng)對風(fēng)險措施的預(yù)算并與項目預(yù)算、進(jìn)度和項目計劃中

3）風(fēng)險應(yīng)對措施必須與重要性相匹配

4）風(fēng)險應(yīng)對措施須及時

第三階段：項目執(zhí)行－執(zhí)行保障

一、質(zhì)量管理計劃的執(zhí)行

輸入：工作結(jié)果目標(biāo)、質(zhì)量管理計劃、操作定義、檢查表

方法：查檢表、柏拉圖、直方圖、層別法、散布圖、魚骨圖、管制圖等

輸出：質(zhì)量提升、驗收、返工、過程調(diào)整等

二、計劃跟蹤

項目進(jìn)度跟蹤常用的工具與資料

1）4類圖形：甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、里程碑圖、時標(biāo)網(wǎng)絡(luò)圖

2）其他4類輔助詳細(xì)資料：資源要求、替代方案及時間計劃、資料后備及風(fēng)險識別和評估

三、團(tuán)隊管理

1. 激勵機制

1）馬斯洛五層次需求：生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)需求

2）激勵理論兩種因素：保健和激勵因素

2. 有效團(tuán)隊的特征

1）每個成員對項目的目標(biāo)都有清晰的理解

2）對每個成員的職責(zé)和定位都有明確的定義和期望

3）每個成員都以目標(biāo)導(dǎo)入

4）高度協(xié)作

5）高度信任

3. 溝通管理

1）信息發(fā)布的內(nèi)容和過程

a輸入信息：項目計劃、工作結(jié)果、溝通計劃

b信息發(fā)布方式方法：信息檢索、信息發(fā)布方式、溝通技巧

信息發(fā)布工具：文書、電話會議、視頻會議、當(dāng)面

c輸出：項目記錄、項目報告、項目演示

2）溝通計劃表落實追蹤

3）溝通管理環(huán)節(jié)的重點：管理干系人

溝通關(guān)鍵：管理干系人的主要工具-溝通

項目溝通要領(lǐng)：盡早、主動、內(nèi)外有別、靈活變通、對方易接受的方式、溝通升級

4）管理干系人的核心：是管理干系人的期望

項目溝通要領(lǐng)：盡早、主動、內(nèi)外有別、靈活變通、對方易接受的方式、溝通升級

第四階段：項目管理－項目控制

一、變更管理

1. 變更因素

1）對規(guī)避整體變更的因素施加影響

2）執(zhí)行變更流程、變更申請

2. 變更評審

1）迅速組織評審

2）變更風(fēng)險及應(yīng)對措施確定

3）項目計劃等動態(tài)文件的更新

3. 變更管理

1）批準(zhǔn)后變更

2）協(xié)調(diào)因變更影響的其它因素：成本、時間、進(jìn)度等

4. 記錄

1）風(fēng)險分析

2）完整的變更實施流程

二、范圍管理

1. 范圍變更控制

2. 全過程與其它管理結(jié)合起來

3. 未得控制的變更稱為項目潛變

三、進(jìn)度和成本管理

共識：凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢，做好的計劃，就要做好監(jiān)控

關(guān)鍵：進(jìn)度、成本、質(zhì)量是項目的核心指標(biāo)和控制要點，相互作用和影響

1. 進(jìn)度和成本分析的控制方法

1）圖解控制法

工具：進(jìn)度-甘特圖、成本-累計費用曲線、資源負(fù)荷圖

2）增值分析法

分析值：內(nèi)部、外部價值

2. 項目進(jìn)度控制的環(huán)節(jié)

1）循環(huán)和分層管理

2）信息收集

3）進(jìn)度報告

四、溝通管理：報告績效

1. 績效報告6項內(nèi)容

——本期完成情況、下期計劃、當(dāng)前問題和風(fēng)險、當(dāng)期績效評價、審查與討論、變更匯總

2. 績效報告格式

工具：BOSCH客戶績效報告總結(jié)案例

五、風(fēng)險控制

1. 風(fēng)險控制的6個核心問題

1）有什么風(fēng)險

2）風(fēng)險有多大的可能性

3）潛在風(fēng)險的影響

4）有什么策略應(yīng)對風(fēng)險

5）誰負(fù)責(zé)應(yīng)對風(fēng)險

6）風(fēng)險應(yīng)對的效果

2. 風(fēng)險控制的5個誤區(qū)

1）無風(fēng)險管理計劃

2）風(fēng)險識別不全

3）無責(zé)任擔(dān)當(dāng)

4）無監(jiān)控

5）沒有發(fā)揮團(tuán)隊作用

3. 風(fēng)險管理計劃的3個要點

1）風(fēng)險識別

2）風(fēng)險應(yīng)對措施開發(fā)

3）風(fēng)險應(yīng)對措施的監(jiān)控

第五階段：項目管理－項目收尾

一、項目結(jié)案的三種情況

1. 中途取消

2. 完成驗收

3. 轉(zhuǎn)為經(jīng)營性活動

二、項目結(jié)項的兩種表現(xiàn)

1. 對外（合同收尾）

1）實物及成果移交

2）合同審計

3）售后服務(wù)

2. 對內(nèi)（行政收尾）

1）項目總結(jié)與評價

2）移交項目檔案

3）釋放項目資源

工具：項目結(jié)案的參考模板

案例分享：Bosch客戶關(guān)于項目管理要求與案例（2個）

工具：項目管理完整參考表格、簡易項目管理參考表格

探討：

1. 研發(fā)項目計劃制定：APQP

2. 企業(yè)項目現(xiàn)狀問題討論

3. 大型項目、中型項目、小型項目適用的項目管理表單

4. 建立專門的項目管理組織職能

5. 全面推行項目管理，建立節(jié)點檢查機制，按照項目管理要求對執(zhí)行狀況進(jìn)行監(jiān)督把關(guān)

6. 持續(xù)項目管理的培訓(xùn)，讓所有相關(guān)人員不斷提升項目管理能力

7. 人力資源將學(xué)習(xí)效果和實踐能力與晉升評級掛勾，并建立相關(guān)的機制

8. 結(jié)合企業(yè)實際的更多對策